Por Marcos Tadeu Lima(*)
Quais as vantagens de
um processo de compras estruturado?
O setor de
compras é o responsável pelo abastecimento da empresa, ou seja, ele deve
garantir que todos os insumos necessários para a operação estejam a disposição
para que o seu negócio tenha um funcionamento adequado.
A gestão de compras impacta diretamente no estoque, isso é fato. Afinal, praticamente tudo que se compra acaba no estoque da empresa, certo? Assim, a lógica é simples: quanto mais importante for o estoque para a sua empresa, maior deve ser o rigor no controle de compras, para que o seu estoque não seja grande ou enxuto demais.
Um processo de compras bem estruturado pode trazer inúmeros benefícios para você, como vamos mostrar a seguir.
Preparado? Então
vamos lá
Diminuição de
desperdício
Os setores de
compras e estoque devem estar sempre com uma boa comunicação, assim, o compras
saberá quando um produto tem uma saída melhor do estoque ou se ele encalha. Com
isso, as compras podem ser direcionadas às necessidades da sua empresa. Além do
mais, com um estoque excessivamente cheio, as mercadorias podem sofrer danos ou
então perecer sem que ninguém perceba.
Logo, a boa comunicação entre compras e estoque pode evitar ou diminuir o desperdício.
Melhores condições
de compra
A integração
entre essas duas gestões também permite que o setor de compras não precise
realizar pedidos muito em cima da hora. Conhecendo o volume de estoque em
determinado momento e aliando esse dado a uma previsão de vendas, é
possível se antecipar, fazendo os pedidos necessários para quaisquer que sejam
as necessidades da empresa.
Assim, o setor normalmente consegue negociar condições melhores de pagamento ou preço, reduzindo os gastos da empresa. Por outro lado, quando a compra é feita com urgência, o negócio geralmente se vê obrigado a cumprir condições mais inflexíveis e onerosas.
Aumento da margem
de lucro
Pense comigo,
você conseguiu diminuir o desperdício e adquirir os itens do seu estoque com
condições melhores, logo sua margem de lucro pode
acabar aumentando, certo?
Isso acontece, inclusive, porque se a empresa pode suprir uma demanda específica e recente, também pode aumentar os preços para oferecer o que os clientes estão procurando. Com isso, o resultado é que todos podem aproveitar um aumento da margem de lucro, seja ele temporário ou não, gerando mais receita e rentabilidade para o seu negócio.
Como gerir compras
e estoque de forma eficiente?
Controlar e
gerir as atividades mencionadas anteriormente, podem se tornar um grande
desafio a medida que os processos de compra e de controle de estoque se tornam
mais complexas e chega um momento que simples planilhas não dão conta de
absorver todos os dados cruciais destas áreas.
A adoção de
uma ferramenta tecnológica, proporciona muitos benefícios para a sua empresa.
Um sistema integrado de gestão empresarial, ou ERP (Enterprise Resource
Planning), por exemplo, se torna fundamental para otimizar processos e
reduzir a chance de erros.
Veja algumas dicas para melhorar a sua gestão por meio de um software de gestão.
·
Conheça seus fornecedores: Você precisa ter uma relação de parceria com o seu fornecedor e a
confiança deve existir dos dois lados. Mas não fique dependente apenas de um contato
para contar com poder de barganha e negociação;
·
Padronizar a descrição dos produtos: Para que seus produtos estejam bem organizados, é essencial a
definição de categorias para os itens em estoque. Essa identificação evita
erros, confusões e ruptura de estoque e pode ser feita facilmente por meio de
etiquetas e códigos;
·
Analisar o fluxo de vendas: o fluxo de vendas traz informações importantes para a criação de
um banco de dados, onde é possível descobrir quais são os produtos mais
vendidos e novas tendências. Dessa forma também é possível saber o momento
certo para uma queima de estoque, por exemplo;
·
Realizar compras programadas: de acordo com as demandas identificadas pelo histórico da empresa,
um ERP pode fixar um calendário, o que traz segurança ao identificar
sazonalidades. É possível, então, manter um número mínimo de produtos em
estoque, para que os clientes tenham suas necessidades atendidas.
Como o ERP auxilia
em um processo de compras estruturado?
O uso de
um sistema ERP proporciona uma melhor organização das
informações. Além de organizar, ele ainda coleta e processa estes dados. A
partir de informações dessa ordem, o gestor consegue criar relatórios com a
produtividade de cada setor e saber com maior clareza os problemas na cadeia
produtiva.
Com um ERP, seus setores de estoque e compras trabalham integrados, possibilitando operar com programação de compras.
Além disso, o
sistema conta com relatórios de necessidade de compra, onde são listados os
itens e as quantidades que precisam ser adquiridas e ainda sazonalidade e
rotatividade, sendo possível enxergar quais produtos estão demorando mais para
completar o ciclo de rotatividade, o que pode também influenciar na programação
de compras.
Ao longo desse
conteúdo, você pôde perceber que alinhar os setores de compras e estoque é a
melhor maneira de evitar prejuízos e garantir a satisfação do seu consumidor.
Então, não
perca tempo! Construa um processo de compras alinhado ao seu controle de
estoque e veja as vantagens em sua operação imediatamente.
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